Elazığ ve çevre illerdeki küçük ofisler için bilgi işlem kontrol listesi: ağ, yedekleme, UPS, güvenlik kamerası, lisanslı yazılım, ticari program ve web sitesi.
Küçük bir ofisin bilgi işlem düzeni için temel kontrol listesi şu başlıklardan oluşur: sorunsuz çalışan bir ağ, düzenli ve denenmiş yedekler, kritik cihazlar için UPS, kayıt yapan bir güvenlik kamerası sistemi, lisanslı yazılım ve ticari program, güncel bir web sitesi ile kurumsal e-posta. Bu liste, Elazığ ve çevre illerdeki ofis, mağaza ve atölyelerin eksiklerini kendi başlarına görebilmesi için hazırlandı.
Küçük bir ofiste bilgi işlem kontrolü neden gerekir?
Çünkü küçük işletmelerde bilgisayar ve ağ sistemleri genellikle plansız, ihtiyaç oldukça eklenerek büyür. Zamanla kimsenin tam olarak bilmediği şifreler, yedeği alınmayan bilgisayarlar ve etiketsiz kablolar birikir. Düzenli bir kontrol, sorunları arıza çıkmadan önce fark etmenizi sağlar.
Aşağıdaki listeyi yılda en az bir kez, ayrıca ofis taşıma veya yeni personel alımı gibi değişikliklerde gözden geçirebilirsiniz. Her maddeye "tamam", "eksik" veya "bilmiyorum" diye not düşmek, nereden başlayacağınızı gösterir.
Ağ (network) altyapısında neleri kontrol etmelisiniz?
Ağ altyapısında şifreleri, kablo düzenini, kablosuz kapsama alanını ve cihaz yazılımlarını kontrol etmelisiniz. Ağ; bilgisayarların, yazıcıların, kameraların ve internetin birlikte çalıştığı temeldir ve yavaşlık, kopma ya da yazıcıya erişememe gibi sorunların birçoğu bu katmanda başlar.
- Modem ve router yönetim şifresi fabrika ayarından değiştirildi mi?
- Kablosuz ağ şifresi güçlü mü, misafirler için ayrı bir ağ var mı?
- Kablolar etiketli mi, switch (ağ anahtarı) düzenli bir dolapta veya rafta mı?
- Kablosuz ağ ofisin tüm çalışma alanlarına ulaşıyor mu?
- Modem ve router yazılımı güncel mi?
Yeni bir ofis kuruyorsanız ya da mevcut ağınızda sürekli sorun yaşıyorsanız, kablolamanın ve cihaz yerleşiminin baştan planlandığı bir network kurulumu uzun vadede daha düzenli bir yapı sağlar.
Verilerinizin yedeği gerçekten alınıyor mu?
Bunu anlamanın tek yolu, yedeğin nerede durduğunu bilmek ve bir dosyayı geri yüklemeyi denemektir. Bir bilgisayarın arızalanması, çalınması veya fidye yazılımına (ransomware) yakalanması durumunda işinize kaldığınız yerden devam etmenizi sağlayan şey yedektir. Muhasebe kayıtları, müşteri listeleri, teklifler ve fotoğraflar gibi önemli dosyaların hangi bilgisayarda durduğu belli olmalıdır.
- Önemli dosyaların hangi bilgisayarlarda durduğu bir listede yazılı mı?
- Yedekler otomatik mi alınıyor, yoksa birinin hatırlamasına mı bağlı?
- Yedeğin en az bir kopyası bilgisayardan ayrı bir yerde (harici disk veya bulut) duruyor mu?
- Son yedekten bir dosyayı geri yüklemeyi hiç denediniz mi?
Hangi cihazlar UPS ile korunmalı?
Veri kaybı veya arıza durumunda işinizi durduracak cihazlar UPS ile korunmalıdır. Elektrik kesintisi ve dalgalanmalar; kayıt sırasında kapanan bir bilgisayarda veri kaybına, ağ cihazlarında ve kamera kayıt cihazlarında arızaya yol açabilir. Kesintisiz güç kaynağı (UPS), kesinti anında cihazları bir süre çalıştırarak düzgün kapatma imkânı verir.
- Ticari programın ve ortak dosyaların durduğu ana bilgisayar veya sunucu
- Modem, router ve switch
- Güvenlik kamerası kayıt cihazı
- Kasa (satış noktası) bilgisayarı
Masaüstü bilgisayar ve ağ cihazları için genellikle line interactive UPS'ler kullanılır; sürekli çalışan sunucu gibi hassas cihazlarda ise online UPS tercih edilebilir. Lazer yazıcılar ise ısınırken yüksek anlık güç çektiği için genellikle UPS'e bağlanmaz. Seçenekleri kesintisiz güç kaynakları (UPS) kategorisinde görebilirsiniz.
Güvenlik kamerası sisteminizde neleri kontrol etmelisiniz?
Kameraların gerçekten kayıt yaptığını, kayıt cihazının saatini ve kayıtların ne kadar geriye gittiğini kontrol etmelisiniz. Güvenlik kamerası, yalnızca kurulu olduğunda değil, ihtiyaç anında kaydı bulabildiğinizde işe yarar; bir olaydan sonra kaydın alınmadığını fark etmek can sıkıcı bir durumdur.
- Tüm kameralar kayıt yapıyor mu, gece ve gündüz görüntüleri net mi?
- Kayıt cihazının tarih ve saati doğru mu?
- Kayıtlar geriye doğru ne kadar süre saklanıyor, bu süre ihtiyacınızı karşılıyor mu?
- Uzaktan izleme uygulamasının şifresi güçlü mü, kimlerde olduğu belli mi?
- Giriş, kasa ve depo gibi kritik alanlar görüş açısında mı?
Kamera kullanımında çalışanları ve ziyaretçileri bilgilendiren uyarı levhası gibi KVKK yükümlülüklerini de unutmayın. Yeni kurulum veya mevcut sistemin genişletilmesi için güvenlik kamerası hizmet sayfasına göz atabilirsiniz.
Yazılımlarınız lisanslı ve güncel mi?
Bunu lisans anahtarlarını, faturaları ve güncelleme ayarlarını tek tek kontrol ederek öğrenebilirsiniz. Lisanssız yazılımlar hukuki risk taşır ve çoğu zaman güncelleme alamadığı için güvenlik açığı oluşturur. İşletim sistemi, ofis programları, güvenlik yazılımı ve ticari programın lisanslı olması ve düzenli güncellenmesi gerekir.
- Lisans anahtarları ve faturalar tek bir yerde kayıtlı mı?
- Bilgisayarlarda otomatik güncellemeler açık mı?
- Her bilgisayarda güncel bir güvenlik yazılımı var mı?
- Stok, cari hesap ve fatura işleri düzenli bir programla mı tutuluyor?
Stok, cari ve fatura takibini hâlâ defterle veya dağınık tablolarla yapıyorsanız, işletmenize uygun bir ticari program bu işleri tek yerde toplar.
Web sitesi ve kurumsal e-posta da kontrol listesinde mi?
Evet. Web siteniz işletmenizin dijital adresidir ve diğer sistemler gibi takip ister. Alan adı ve hosting yenileme tarihlerini, SSL sertifikasını ve sitedeki adres, telefon ve çalışma saatlerinin güncelliğini kontrol edin. Kurumsal e-posta hesaplarında ise işten ayrılan çalışanların hesaplarının kapatılması veya devredilmesi unutulmamalıdır.
| Alan | Kontrol edilecek | Önerilen sıklık |
|---|---|---|
| Ağ | Şifreler, kablo düzeni, kapsama | Yılda bir ve her değişiklikte |
| Yedek | Otomatik yedek, geri yükleme denemesi | Ayda bir deneme |
| UPS | Akü durumu, bağlı cihazlar | Yılda bir |
| Kamera | Kayıt, saat, görüş açısı | Ayda bir |
| Yazılım | Lisans, güncelleme, güvenlik yazılımı | Sürekli, otomatik |
| Web ve e-posta | Yenileme tarihleri, güncel bilgi, hesaplar | Yenileme öncesi ve personel değişiminde |
Elazığ'da ofisinizin bilgi işlem ihtiyaçları için
General Bilgisayar, Elazığ merkezdeki mağazası ve teknik servisiyle bu listedeki konularda hizmet verir: ağ ürünleri ve network kurulumu, UPS ve veri depolama ürünleri, güvenlik kamerası kurulumu, ticari program, web tasarım ile notebook, tablet ve yazıcı bakım-onarımı. Hizmet bölgemiz Elazığ'ın yanında Malatya, Tunceli, Bingöl ve Diyarbakır'ı da kapsar.
Listeyi kendi ofisiniz için doldurduktan sonra eksik gördüğünüz maddeleri bizimle konuşabilirsiniz. Mağazamız Yeni Mah. Kalkan Sk. No:9/A Merkez/Elazığ adresindedir.
Sık Sorulan Sorular
Küçük bir ofis için sunucu gerekir mi?
Her ofis için ayrı bir sunucu gerekmez. Ortak dosyaların ve ticari programın tek bir bilgisayarda tutulduğu küçük ofislerde, bu bilgisayarın UPS ile korunması ve düzenli yedeklenmesi çoğu zaman yeterlidir. İhtiyaç, kullanıcı sayısına ve kullanılan programlara göre değerlendirilmelidir.
Bilgi işlem kontrolünü ne sıklıkla yapmalıyım?
Kapsamlı bir kontrolü yılda en az bir kez yapmak, yedek ve kamera kaydı gibi kritik konuları ise daha sık denetlemek iyi bir başlangıçtır. Ofis taşıma, personel değişikliği veya yeni cihaz alımı da kontrol için uygun zamanlardır.
Kablosuz ağ, kablolu ağın yerine geçer mi?
Dizüstü bilgisayarlar ve telefonlar için kablosuz ağ pratiktir. Ancak sabit masaüstü bilgisayarlar, kamera kayıt cihazı ve ağ yazıcısı gibi cihazlarda kablolu bağlantı genellikle daha kararlı çalışır.
Bir çalışan ayrıldığında hangi hesaplar kapatılmalı?
Kurumsal e-posta, ticari program kullanıcısı, kamera uygulaması, web sitesi yönetim paneli ve ortak klasör erişimleri gözden geçirilmelidir. Paylaşılan şifreler varsa bunların da değiştirilmesi gerekir.
Ofisinizin bilgi işlem düzenini birlikte gözden geçirmek isterseniz mağazamıza uğrayabilir ya da çalışma saatlerimizde bizi arayabilirsiniz.